Hvis Arbejdstilsynet besøger jeres virksomhed for at kontrollere arbejdsmiljøet efter den 16. marts 2016, vil I som noget nyt modtage en digital besøgsrapport i jeres e-Boks efter tilsynet. Den afløser papirblanketten, som den tilsynsførende hidtil har afleveret som afslutning på sit besøg.
Jeres fordele ved den nye besøgsrapport er bl.a., at I nu mere tydeligt og overskueligt får oplysninger om de konkrete arbejdsmiljøproblemer, som Arbejdstilsynet har eller vil reagere på. Desuden slipper I for, som i de gamle blanketter, at skulle ”tyde”, hvad den tilsynsførende har skrevet i hånden.
Besøgsrapporten vil efter tilsynet blive sendt til den juridiske enheds e-Boks, men der vil også være mulighed for at få en kopi sendt på mail til relevante personer i produktionsenheden. På den måde sikrer vi, at alle relevante personer kan få besøgsrapporten.
Hvis virksomheden er oprettet som bruger af Arbejdstilsynets selvbetjeningsportal OnlineAt, kan besøgsrapporten også ses der.
Den digitale besøgsrapport vil i første omgang ikke blive brugt over for udenlandske virksomheder, fordi de ikke har en digital postkasse.
Indholdet i den nye besøgsrapport
Besøgsrapporten er en kvittering for, at Arbejdstilsynet har været på besøg, hvad der er set og sket under besøget, og den er en orientering om, hvad der vil ske efterfølgende.
Den digitale udgave af besøgsrapporten er ikke længere en blanket, men et brev. Brevet vil indeholde stort set se samme oplysninger som papirudgaven. Det drejer sig bl.a. om:
- Hvem der er talt med på arbejdsstedet
- Hvor besøget har fundet sted
- Om Arbejdstilsynet overvejer at træffe afgørelser som følge af besøget
- Hvilke forbud og strakspåbud, der er blevet givet på stedet
- Oplysninger om et eventuelt aftalt supplerende tilsyn.
- Konceptet er grundigt testet
Der har forud for implementering den 16. marts været en lang proces for at sikre, at den digitale løsning kommer til at virke tilfredsstillende for virksomhederne, men også for Arbejdstilsynet.
Den digitale besøgsrapport blev gennem seks uger i efteråret afprøvet af 26 tilsynsførende fra hele Arbejdstilsynet, som i alt sendte 646 digitale besøgsrapporter. Afprøvningen blev evalueret af de tilsynsførende.
Derudover er der blevet gennemført ni telefoninterviews med virksomheder om deres oplevelser med den digitale besøgsrapport. Overordnet blev den godt modtaget, men der var nogle få forslag til forbedringer, som er blevet lavet.
Når den nye besøgsrapport har været i brug en måneds tid, vil der desuden blive lavet stikprøver af, om den fungerer som forudsat.